Côte d'Ivoire-Comptabilité-matières : le rapport final de l’atelier de Bassam 

RAPPORT FINAL

A l'initiative de la Direction Générale du Budget et des Finances, s’est tenu à Nsahôtel de Grand-Bassam, du 16 au 18 décembre 2020, un atelier sur le processus de mise en œuvre de la comptabilité des matières dans les services de l’Etat.

Cet atelier était placé sous le haut patronage de Monsieur Moussa SANOGO, Ministre du Budget et du Portefeuille de l’Etat et sous la présidence de Monsieur TRAORE Seydou, Directeur Général du Budget et des Finances, représenté par Monsieur DIABA A. Roger, Directeur Général Adjoint du Budget et des Finances.

L’objectif général de cet atelier est de faire le point sur le processus de mise en œuvre de la comptabilité des matières dans les services de l’Etat.

Plus spécifiquement, il s’agissait de présenter :

• le processus de gestion des biens mobiliers de l’Etat ;
• le processus d’acquisition et d’utilisation des véhicules administratifs ;
• le cadre de gestion des biens de l’Etat, les procédures et les outils de gestion des matières ;
• la méthodologie d’élaboration du bilan d’ouverture.

Les participants à cet atelier étaient issus des Institutions, des Ministères et Secrétariats d’Etat.

• au titre des institutions, le Conseil Constitutionnel, la Cour de Cassation, le Conseil d’Etat, le Conseil Economique, Social, Environnemental et Culturel, la Commission Electorale Indépendante, la Haute Autorité pour la Bonne Gouvernance ;
• au titre des Ministères et Secrétariats d’Etat, le Ministère de l’Economie et des Finances, le Ministère du Commerce et de l’Industrie, le Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat, le Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle, le Ministère de la Promotion des PME, le Ministère de la Défense, le Ministère de l’Environnement et du Développement Durable, le Ministère de l’Intérieur et de la Sécurité, le Ministère de la Construction, du Logement et de l’Urbanisme, le Ministère de la Solidarité, de la Cohésion Sociale et de la Lutte contre la Pauvreté, le Ministère de la Promotion de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes, le Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural, le Ministère de la Famille , de la Femme et de l’Enfant, le Ministère de l’Intégration Africaine et des Ivoiriens de l’Extérieur, le Ministère de l’Equipement et de l’Entretien Routier, le Ministère des Affaires Etrangères, le Ministère des Mines et de la Géologie, le Ministère de l’Assainissement et de la Salubrité, le Ministère du Tourisme et des Loisirs, le Ministère de la Communication et des Médias, le Ministère de l’Economie Numérique et de la Poste, le Ministère de la Culture et de la Francophonie, le Ministère du Plan et du Développement, le Ministère des Sports, le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique, le Ministère des Eaux et Forêts, le Ministère de l’Emploi et de la Protection Sociale, le Secrétariat d’Etat chargé du Service Civique, le Secrétariat d’Etat auprès du Garde des Sceaux Ministre de la Justice et des Droits de l’Homme chargé des Droits de l’Homme, le Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de la Construction, du Logement et de l’Urbanisme chargé du Logement Social.

La liste des participants est annexée au présent rapport.

L’atelier s’est déroulé en trois (3) phases :

• la cérémonie d’ouverture ;
• les travaux en plénière ;
• la cérémonie de clôture.

I – CEREMONIE D’OUVERTURE 

La cérémonie d’ouverture a été marquée par deux allocutions prononcées par le Directeur du Patrimoine de l’Etat (DPE) et le Directeur Général Adjoint du Budget et des Finances.

I-1- Allocution du Directeur du Patrimoine de l’Etat

A l’entame de son propos, le Directeur du Patrimoine de l’Etat, Monsieur Ali SISSOKO, a remercié tous les participants. Il a également adressé ses remerciements au Directeur Général du Budget et des Finances et aux Partenaires Techniques et Financiers avant de rappeler le cadre normatif de la comptabilité des matières. Poursuivant son propos, il a rappelé qu’une méthodologie pour l’élaboration du bilan d’ouverture en 2021 est en cours de finalisation.

Le DPE a terminé son allocution en situant les enjeux de cet atelier qui s’inscrivent dans l’évaluation du processus de mise en œuvre de la comptabilité des matières et la standardisation des mécanismes et outils de la comptabilité des matières.

I-2- Allocution du Directeur Général Adjoint du Budget et des Finances

Monsieur DIABA A. Roger, Directeur Général Adjoint du Budget et des Finances, a remercié tous les participants pour leur présence effective.

Il a ensuite indiqué que face aux déperditions des actifs du patrimoine de l’Etat, il s’est avéré pertinent de mettre en place la comptabilité des matières dans le cadre global de la réforme des finances publiques conformément à la directive n°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 portant comptabilité des matières au sein de l’UEMOA.

Il a également rappelé le cadre normatif de la comptabilité des matières avec la transposition de la directive et ses textes d’application.

Ainsi, pour le Directeur Général Adjoint du Budget et des Finances, l’organisation de cet atelier répond à un double impératif : renforcer les outils et favoriser la coopération entre les partenaires sectoriels impliqués dans la mise en œuvre de la comptabilité des matières.

Le Directeur Général Adjoint a exhorté l’ensemble des participants à s’impliquer activement dans les travaux afin de pouvoir consolider les synergies et les outils nécessaires à l’implantation de la comptabilité des matières.

Dans cette attente, il a déclaré ouverts les travaux de l’atelier.

II- DEROULEMENT DES TRAVAUX

II-1 PRESENTATION

Les travaux se sont déroulés en séance plénière avec quatre (4) présentations suivies de débats.

La présidence des travaux a été assurée par Monsieur GNAMIEN Konan Théodore, Sous-directeur de l’Evaluation de la Comptabilité des Matières à la Direction du Patrimoine de l’Etat.

La journée du mercredi 16 décembre 2020 a été marquée par trois (3) présentations.

La première, faite par Monsieur AGO Brou Mathurin, Sous-directeur du Patrimoine et du Suivi des Achats à la Direction du Patrimoine de l’Etat, a porté sur « la gestion des biens mobiliers de l’Etat ».

Sa communication s’est articulée autour de trois (3) points :

1- les mécanismes de gestion ;

2- les statistiques ;

3- les perspectives.

Concernant les mécanismes de gestion, le présentateur a indiqué qu’ils sont encadrés par un dispositif règlementaire constitué d’un décret, d’arrêtés et d’une instruction. Il a poursuivi pour dire qu’il existe trois modalités de gestion des biens mobiliers : le recensement physique, le suivi à travers le système intégré de gestion des biens mobiliers (SIGBM) et le déclassement pour perte ou usure.

S’agissant des statistiques à fin 2018, il a relevé qu’elles portent sur le nombre de biens contenus dans l’application de gestion. Il s’agit de 318 258 biens d’équipement dont 313 158 encore en usage dans les services de l’Etat et 5 100 biens déclassés. La grande partie de ces biens recensés se trouve à Abidjan.

Monsieur AGO Brou Mathurin, abordant le point des perspectives, a fait noter que les réflexions sont en cours en vue de marquer le bien par une étiquette dès réception, d’utiliser un lecteur de codes-barres pour faciliter le recensement, d’étendre le recensement aux autres démembrements de l’Etat.

Les participants ont marqué leur intérêt pour la présentation à travers des questions. Elles ont porté sur :

• le déploiement du SIGBM dans les Ministères et Institutions ;
• la couverture de l’administration déconcentrée par la Direction du Patrimoine de l’Etat ;
• la procédure de déclassement des biens ;
• l’interfaçage entre le Système d’Information Budgétaire (SIB) et le SIGBM ;
• la détermination du seuil de patrimonialisation.

A toutes ces préoccupations, les réponses adéquates ont été apportées.

La deuxième présentation a porté sur « les procédures d’acquisition et d’utilisation des véhicules administratifs ». Ce thème a été développé par Monsieur FOFANA Abou, Sous-directeur de la Gestion des Véhicules Administratifs à la Direction du Patrimoine de l’Etat à travers trois (3) points :

1- les généralités sur la gestion des véhicules administratifs ;

2- les procédures d’acquisition des véhicules administratifs ;

3- la gestion du parc automobile.

Dans sa présentation sur les généralités dans la gestion des véhicules administratifs, il a défini le véhicule administratif, la typologie des véhicules administratifs avant de rappeler le cadre juridique régissant les véhicules administratifs.

Concernant les procédures d’acquisition, il a fait noter qu’il existe 04 modes d’acquisitions de véhicules administratifs, à savoir l’appel d’offres, la Lettre de Commande Valant Marché (LCVM), la commande directe et la donation. Toutefois, il a recommandé l’acquisition par la LCVM. Il a également rappelé que l’acquisition d’un véhicule administratif nécessite, entre autres, une dotation budgétaire, l’établissement de pièces constitutives du dossier d’acquisition, des contrôles effectués par la Direction du Patrimoine de l’Etat avant d’énumérer les acteurs qui interviennent dans cette acquisition et leurs rôles.  

S’agissant de la gestion du parc automobile, le présentateur a rappelé le texte encadrant l’acquisition, l’utilisation et la réforme des véhicules administratifs avant de préciser que la gestion de ces véhicules s’effectue à travers le Système Intégré de Gestion des Véhicules Administratifs (SIGVA).

Monsieur FOFANA Abou a achevé sa présentation par la gestion des préjudices en cas d’accident, de vol, de braquage impliquant des véhicules administratifs.

A l’issue de cette présentation, les préoccupations des participants ont porté essentiellement sur :

• le renouvellement du parc automobile des ministères ;
• l’établissement de normes pour l’acquisition des véhicules par les services de l’Etat ;
• la déperdition des véhicules administratifs après un remaniement ministériel ;
• la mise en œuvre des procédures de gestion des véhicules des Missions Diplomatiques ivoiriennes ;
• la typologie des véhicules administratifs.

Lire aussi : CI-Patrimoine de l'État : la comptabilité-matières actée

A toutes ces préoccupations, des réponses satisfaisantes ont été apportées par le présentateur.

La troisième présentation, faite par Monsieur GNAMIEN Konan Théodore, a porté sur « le cadre de gestion des biens de l’Etat et les procédures et outils de gestion de la comptabilité-matières ». Elle s’est articulée autour de cinq (5) axes :

1- les dispositifs législatif et règlementaire ;

2- les concepts de la comptabilité des matières ;

3- le champ d’application de la comptabilité des matières ;

4- les acteurs et leurs responsabilités ;

5- le contrôle de la gestion des matières.

L’animateur a d’abord présenté les dispositifs législatif et réglementaire encadrant la comptabilité des matières avant de définir quelques concepts liés à cette comptabilité et son champ d’application.

Ensuite, il a fait noter que plusieurs acteurs interviennent dans la comptabilité des matières. Il s’agit de l’Ordonnateur, du Gestionnaire du Patrimoine, du Gestionnaire de crédits, du Magasinier-fichiste, de l’Utilisateur, du Contrôleur Financier ou Budgétaire et du Comptable Public. Il a également rappelé les responsabilités de ces différents acteurs.

Enfin, Monsieur GNAMIEN Konan Théodore a fait connaître que la gestion des matières est soumise à un triple contrôle : administratif, parlementaire et juridictionnel.

A l’issue de cette présentation, les participants ont soulevé des préoccupations relatives :

• aux relations entre le gestionnaire du patrimoine du ministère et le gestionnaire du patrimoine de l’Etablissement Public National (EPN) ;
• aux relations entre le Sous-directeur du patrimoine et le gestionnaire du patrimoine ;
• aux rôles des Responsables de Programmes ;
• au statut du magasinier-fichiste.

Des réponses ont été apportées à ces préoccupations par le présentateur.

 La journée du jeudi 17 décembre 2020 a été marquée par deux présentations faites respectivement par Messieurs GNAMIEN Konan Théodore et ANO ATTA Hilarion Bongo, Inspecteur Vérificateur à la Direction de la Comptabilité Publique.

La première présentation a porté sur « les procédures et outils de gestion des matières » et a été développée en trois (3) points :

1- les procédures et outils d’entrée des matières ;

2- les procédures et outils de suivi des matières ;

3- les procédures et outils de sortie définitive des matières.

Concernant les procédures et outils d’entrée des matières, Monsieur GNAMIEN Konan Théodore a énuméré les opérations donnant lieu à l’établissement d’un ordre d’entrée et les acteurs qui interviennent à la réception des matières. Il a également indiqué qu’après la codification, les biens corporels font l’objet d’immatriculation.

Le présentateur a également décrit les outils d’entrée des matières. Il s’agit de l’ordre d’entrée, de la fiche de vie et de la fiche de stocks.

Il a poursuivi en présentant les procédures et outils de suivi des matières. Les opérations de suivi se résument en des mouvements internes que sont l’affectation, la mutation, les sorties temporaires pour réparation et prêt ou mise en location.

Monsieur GNAMIEN Konan Théodore a rappelé que la fiche de vie, la fiche de stocks, la fiche détenteur des matières et le bordereau de mutation constituent les outils de suivi des matières.

Il a également indiqué que le bordereau de mouvement divers est l’outil utilisé pour matérialiser la sortie temporaire des matières.

En ce qui concerne les procédures et outils de sortie définitive des matières, le présentateur a indiqué que les opérations de sortie définitive sont la consommation, le transfert définitif, la reforme, la destruction accidentelle, la perte ou la disparition et la régularisation des manquants.

Il a également rappelé que le bordereau de mise en consommation, le bordereau de transfert et l’ordre de sortie définitive sont des outils de sortie définitive des matières.

A l’issue de cette présentation, les préoccupations des participants ont porté essentiellement sur :

• la qualité d’Ordonnateur des matières ;
• les attributions du Gestionnaire du Patrimoine ;
• les mentions sur la fiche de vie du bien ;
• la valeur d’inscription des immobilisations incorporelles ;
• la réception des matières par la commission de réception.

A toutes ces préoccupations, des éléments de réponses ont été apportés par le présentateur.

La dernière communication de l’atelier a été faite par Monsieur ANO ATTA Hilarion Bongo. Elle a porté sur « l’élaboration du bilan d’ouverture ».

La présentation a été développée en quatre (04) points :

1- le dispositif normatif ;

2- les définitions ;

3- la méthodologie d’élaboration du bilan d’ouverture ;

4- le calendrier des opérations de clôture et d’inventaire.

Monsieur ANO ATTA Hilarion Bongo a d’abord rappelé le dispositif normatif qui encadre l’élaboration du bilan d’ouverture, notamment les décrets n°2014-416 et n°2014-418 portant respectivement Règlement Général sur la Comptabilité Publique et Plan Comptable de l’Etat, ainsi que les instructions et normes comptables.

Il a ensuite défini certaines notions telles que les états financiers dont fait partie le bilan ainsi que les éléments qui le constituent.

Il a poursuivi pour indiquer la méthodologie d’élaboration du bilan d’ouverture en précisant les différents principes à observer. Il a également rappelé les règles de valorisation des immobilisations incorporelles, corporelles et des stocks.

Enfin, le présentateur a rappelé le calendrier des opérations de clôture et d’inventaire tant pour la phase administrative que pour la phase comptable.

A l’issue de cette présentation, les questions des participants ont porté sur :

• l’appui de la Direction de la Comptabilité Publique aux Ministères techniques ;
• les éléments clés pour l’élaboration du bilan d’ouverture 2021 ;
• la valorisation des biens recensés par le Gestionnaire du Patrimoine ;
• l’amortissement par composants ;
• la détermination du coût du bien ;
• la date retenue pour pratiquer l’amortissement ;
• la suppression de certaines classes du plan comptable de 1998.

Des réponses ont été apportées par le présentateur.

II-2 RECOMMANDATION

Les participants souhaitent que la formation sur la comptabilité des matières s’étende à l’ensemble des Ordonnateurs, des Gestionnaires du Patrimoine et des Gestionnaires de crédits.

III- CEREMONIE DE CLOTURE

Le discours de clôture de Monsieur ALI Sissoko, Directeur du Patrimoine de l’Etat, a mis fin à l’atelier sur le processus de mise en œuvre de la comptabilité des matières dans les services de l’Etat.

Fait à Grand Bassam, le 18 décembre,

L’ATELIER

Source: Cecom de l'atetlier